Nous, la société NOTE BLEUE SAS (également connus sous notre nom de marque ZECIBLE), sommes spécialisés dans la communication et l’e-marketing depuis 1993. Nous proposons à nos clients professionnels des stratégies globales de e-marketing, e-mailing, SMS mailing, mailing postal, location et vente de fichiers, etc.

Nos services impliquent le traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous engageons à respecter les textes légaux applicables en matière de protection des données, en particulier le Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 dit « RGPD » et la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée.

La présente charte de protection des données (ci-après « la charte ») a pour objet de décrire de façon transparente les traitements mis en œuvre concernant vos données, et leurs modalités. Nous objectif est d’apporter des réponses simples, à des questions simples :

• Pourquoi traitons-nous vos données ? (§2)
• Quelles données utilisons-nous ? (§3)
• Comment collectons-nous vos données ? (§4)
• Comment utilisons-nous vos données ? (§5)
• Combien de temps conservons-nous vos données ? (§6)
• Avec qui partageons-nous vos données ? (§7)
• Comment sécurisons-nous vos données ? (§8)
• Comment pouvez-vous agir sur vos données ? (§9)

Dans l’éventualité où cette charte ne vous apporterait pas toutes les informations recherchées, vous trouverez les coordonnées de notre Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») §9.

La présente charte est la seule opposable jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace. NOTE BLEUE se réserve le droit de la modifier à tout moment et sans préavis, il vous est donc conseillé de la consulter régulièrement. En cas de modification importante, nous nous chargerons dans la mesure du possible d’en informer directement les personnes concernées.

Pour découvrir en détail les traitements que nous mettons en œuvre à partir de vos données, poursuivez votre lecture.

Avant de vous expliquer de quelle façon nous traitons vos données à caractère personnel, définissons quelques termes essentiels qui reviendront souvent dans notre charte.

• Règlement Général relatif à la Protection des Données (« RGPD ») : principale réglementation européenne applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel.
• Loi Informatique et Libertés (« LIL ») : principale réglementation française applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel. La LIL précise certains points du RGPD pour le territoire français.
• Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, dénommée « personne concernée ». Exemples :
  • Votre nom, votre prénom ;
  • Votre adresse postale ;
  • Votre adresse email ;
  • Vos centres d’intérêts ;
  • Votre niveau de revenus ;
  • Etc.
• Délégué à la protection des données (« DPO ») : personne chargée d’assurer la protection de vos données et le respect de la réglementation précitée chez NOTE BLEUE.
• Responsable de traitement : personne physique ou morale qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine le « pourquoi » (les finalités) et le « comment » (les moyens) d’un traitement de données à caractère personnel. Pour la présente charte, il s’agira toujours de NOTE BLEUE.
• Sous-traitant : personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

En tant qu’entreprise spécialisée dans la communication et l’e-marketing, notre principale mission est d’aider nos clients à communiquer plus facilement et plus efficacement avec leurs propres clients, les abonnés, leurs adhérents, etc., ou leurs prospects. Nous proposons également des services d’enrichissements de fichiers clients, c’est-à-dire que nous proposons à nos clients de compléter leurs propres fiches contacts grâce à nos données fiabilisées.

Nous accompagnons de nombreuses entreprises ayant des activités et des besoins très variés, en voici quelques exemples :

• Fournisseur d’énergie souhaitant compléter sa base de données afin de joindre plus facilement ses clients. Il arrive en effet qu’une partie des coordonnées soit mal renseignée lors de la souscription ;
• Marque souhaitant envoyer une offre promotionnelle à des personnes spécifiquement intéressées par son domaine d’activité ;
• Entreprise nouvellement implantée sur un territoire souhaitant se faire connaître spécifiquement des prospects habitant dans les alentours.

Vos données sont donc au cœur de notre activité : notre métier consiste à collecter des données via nos partenaires, les fiabiliser et les classer afin de pouvoir les mettre à disposition de nos clients pour leurs besoins ciblés.

Cette collecte et ce traitement de vos données sont bien sûr opérés dans le strict respect des obligations légales, et sous réserve de votre consentement (cf. §4).

Bon à savoir : nous traitons également vos données, à titre accessoire, pour répondre à vos sollicitations et à nos obligations légales. C’est notamment le cas lorsque vous exercez une demande de droits (cf. §9).

Nous nous appuyons sur notre réseau de partenaires pour collecter les données que vous leur transmettez librement à l’occasion de sondages, d’enquêtes, de jeux – concours, de campagnes de tests de produits, etc.

Exemple du fonctionnement type :

1. Notre partenaire crée un jeux – concours permettant de gagner le dernier iPhone. Pour gagner un « ticket » pour le tirage au sort final, vous pouvez répondre à des enquêtes. Plus vous répondez aux questions, plus vous gagnez de « tickets » ;
2. Vous participez librement au jeux – concours et répondez à un ou plusieurs questionnaires portant par exemple sur vos centres d’intérêts ou vos habitudes de consommation ;
3. Si vous avez donné votre consentement, notre partenaire nous transmet les données reçues via les questionnaires que vous avez complétés ;
4. Nous vérifions, fiabilisons et classons ces données dans nos bases de données ;
5. Nous exploitons ces données dans le cadre de nos activités de communication et e-marketing.

NOTE BLEUE ne collecte donc pas vos données directement. En revanche nous inférons certaines données, ainsi que précisé précédemment (ex : données de géolocalisation indirecte, cf. §3).

NOTE BLEUE ne reçoit vos données que si vous avez expressément consenti à ce que nous les recevions si vous êtes un particulier (principe dit de « l’opt-in ») ; et ne reçoit vos données que si vous ne vous êtes pas opposé(e) à ce que nous les recevions si vous êtes un professionnel (principe dit de « l’opt-out »).

Nous demeurons en lien étroit avec nos partenaires afin de maintenir les « fiches contacts » vous concernant à jour :

• Si vous retirez votre consentement auprès de notre partenaire, nous supprimons vos données ;
• Si vous mettez à jour vos données auprès de notre partenaire, nous mettons à jour vos données dans nos fiches ;
• Si vous nous signalez directement, plutôt qu’à notre partenaire, un besoin de mise à jour de vos données ou un souhait de suppression / retrait de consentement, nous nous exécutons et nous prévenons notre partenaire à l’origine de la collecte des données. Vous pouvez également demander à n’agir que sur vos données détenues par NOTE BLEUE (cf. §9).

NOTE BLEUE ne collecte jamais de données pour lesquelles vous n’auriez pas formulé un consentement, ni ne collecte de données librement accessibles sur internet. Nous avons mis en place un encadrement contractuel strict avec nos partenaires et diligentons régulièrement des audits internes et externes afin de nous assurer qu’ils respectent leurs obligations légales en matière de protection des données à caractère personnel ainsi que les règles de transparence et d’éthique que nous nous imposons. 

Pour découvrir comment nous utilisons vos données, poursuivez votre lecture.

Nous réalisons systématiquement des traitements de vérification, fiabilisation, mise au gabarit et tri de vos données afin d’optimiser nos bases de données. Nous sommes par ailleurs susceptibles d’utiliser commercialement vos données de deux façons :

• Location de fiches contacts : nous mettons en place des campagnes de communication pour nos clients, d’après leurs critères correspondant à leurs besoins, et nous nous chargeons de transmettre leur message à nos fiches contacts. Dans ce cas vos données ne sont jamais partagées avec nos clients.

Exemple type :

1. Une concession automobile à Bordeaux souhaite informer des étudiants bordelais de moins de 25 ans non imposables d’une offre spéciale permettant à ces personnes de bénéficier d’un véhicule avec crédit à taux 0, par email ;
2. Nous sélectionnons dans notre base de données les fiches contacts répondant à ces critères : – 25 ans, habitant à Bordeaux, non imposable, adresse email disponible. Cela correspond par exemple à 1000 personnes, nous en informons notre client ;
3. Notre client conçoit sa communication et détermine à combien de personnes il souhaite l’envoyer sur les 1000 fiches dont nous disposons. Pour l’exemple, considérons qu’il souhaite envoyer sa communication à 500 personnes ;
4. Notre client concessionnaire nous transmet sa communication, que nous envoyons nous-mêmes à 500 fiches contacts. Notre client ne reçoit aucune donnée à caractère personnel. Il n’obtiendra des données que si l’une des personnes ayant reçu la communication décide de contacter directement le concessionnaire pour bénéficier de l’offre.

• Vente de fiches contacts : cela correspond majoritairement à des organismes souhaitant fiabiliser leurs propres fiches contacts mais peut parfois correspondre à des entreprises souhaitant gérer elles-mêmes l’envoi de leurs campagnes de communication.

Exemple type :

1. Un fournisseur d’énergie, lorsqu’il ouvrait de nouveaux contrats à l’origine, ne demandait pas le numéro de téléphone portable de ses abonnés. Avec l’abandon progressif des lignes de téléphonie fixe, il se retrouve en difficulté pour contacter ses abonnés et souhaite désormais obtenir leur numéro de téléphone portable. Il fournit donc à NOTE BLEUE le nom, prénom et date de naissance de 500 abonnés pour lesquels le numéro est manquant ;
2. Nous allons comparer cette liste de 500 personnes à notre base de données pour déterminer combien de nos fiches correspondent avec certitude aux fiches du fournisseur d’énergie. Pour l’exemple, considérons que nous avons un numéro de téléphone portable pour 300 fiches sur 500 ;
3. Nous transmettons de façon sécurisée les 300 fiches au fournisseur d’énergie, qui s’en servira pour compléter ses propres fiches.

Dans les deux cas, nous demeurons en lien étroit avec nos clients afin de maintenir les « fiches contacts » vous concernant à jour. Par ailleurs si vous demandez à ce que nous supprimions vos données de nos bases et des bases de nos clients, nous supprimons vos données immédiatement et informons nos clients concernés pour qu’ils suppriment à leur tour vos données de leurs bases (s’ils y ont eu accès, c’est-à-dire uniquement en cas de vente de fiches contacts).

Pour découvrir combien de temps nous conservons vos données, poursuivez votre lecture.

Nous conservons vos données au maximum 3 ans glissants à compter du consentement exprimé initialement auprès de notre partenaire ayant collecté vos données. « Glissants » signifie que le délai est augmenté de 3 ans si vous renouvelez votre consentement afin expiration. 

Si vous retirez votre consentement avant l’expiration des 3 ans, nous supprimons vos données sous 30 jours à compter du retrait du consentement.

Si vous ne renouvelez pas votre consentement auprès de nos partenaires ou auprès de nous avant l’expiration du délai, nous supprimons automatiquement vos données à l’issue des 3 ans.

Exemples :

• Si vous avez donné votre consentement le 01/01/2025, nous conserverons vos données jusqu’au 01/01/2028 si vous ne renouvelez ni ne retirez pas votre consentement avant ;
• Si vous avez donné votre consentement le 01/01/2025, puis renouvelé votre consentement le 31/12/2026, nous conserverons vos données jusqu’au 31/12/2029 ;
• Si vous avez donné votre consentement le 01/01/2025, puis retiré votre consentement le 01/06/2025, nous supprimerons vos données au plus tard le 01/07/2025.

Pour savoir avec qui nous partageons vos données, poursuivez votre lecture.

Dans le cadre de nos activités telles qu’exposées précédemment (voir notamment §2, §4 et §5), nous sommes susceptibles de partager vos données avec deux types d’acteurs :

• Nos partenaires ayant collecté vos données à l’origine : si vous nous informez d’une mise à jour de vos données, nous informons le partenaire collecteur de la mise à jour. A défaut il risquerait de continuer à diffuser des données obsolètes vous concernant. Nous transmettons également au partenaire, s’il est concerné, vos demandes de retrait de consentement et/ou de suppression partielle ou totale de vos données ;
• Nos clients ayant acheté un jeu de données, notamment à des fins d’enrichissement de leurs propres fichiers (cf. §5). Pour mémoire, dans le cadre de notre activité de location de fichiers, nos clients n’accèdent pas aux données des personnes concernées.
  Vous pouvez accéder à la liste des entités concernées ici : https://mydata.zecible.fr/destinataires (pour obtenir des informations plus précises sur vos données, rendez-vous §9).

Aucun partenaire ni aucun client ne peut accéder à la totalité de nos bases de données : un tel accès n’est possible que pour nos responsables techniques.

Par ailleurs, lorsque nous partageons vos données, c’est uniquement de façon sécurisée : les données sont chiffrées et échangées via des liens sécurisés et à expiration automatique. 

Afin de limiter les risques, il n’y a jamais aucun lien direct entre nos bases de données complètes et l’extérieur : lorsque nous partageons des données, nous ouvrons un accès à un export partiel de données uniquement, dans une « zone tampon ». En cas de problème seule la zone tampon serait affectée, mais pas nos bases de données mêmes.

Bon à savoir : vos données sont essentiellement hébergées en Europe mais peuvent, pour des raisons techniques, transiter temporairement hors d’Europe. En effet les acteurs majeurs permettant de faire transiter de grands volumes de communications email ou SMS par exemple, ont généralement des serveurs situés partout dans le monde, y compris hors Europe. Ces flux de données sont strictement encadrés contractuellement parlant, et font l’objet d’un chiffrement lorsque techniquement possible.

Pour savoir comment nous sécurisons vos données, poursuivez votre lecture.

Nous avons déployé de nombreuses fonctionnalités et outils de sécurité et améliorons continuellement nos défenses. Voici les principales mesures mises en œuvre :

• Aspects techniques :
  • Nous gérons nous-mêmes l’hébergement et la sauvegarde de nos données au sein de nos locaux en France et auprès d’acteurs européens de premier ordre ; 
  • Nous développons nous-mêmes les outils qui nous permettent de maintenir nos bases de données ;
  • Nos bases de données sont chiffrées à l’état de l’art ;
  • Nos avons développé des outils nous permettant de partager les données de façon sécurisée, avec un chiffrement fort à l’état de l’art ;
  • Nous avons développé des fonctionnalités de suppression automatique des données ;
• Aspects juridiques :
  • Nous avons mis en place un encadrement contractuel strict avec l’ensemble de nos partenaires et clients. Les obligations légales et nos règles de transparence et d’éthique sont imposées à l’ensemble de nos interlocuteurs ;
  • Nous intégrons automatiquement des mentions d’information RGPD (incluant des liens de désinscription) dans les campagnes de communication gérées pour nos clients et informons nos clients autonomes de leurs obligations en la matière ;
• Aspects organisationnels :
  • Nous avons mis en place des processus assurant un cloisonnement des données y compris au sein de nos équipes, notamment en cas de partage de données avec des tiers. Nos bases de données ne sont jamais directement exposées sur internet et seuls nos responsables techniques ont un accès illimité aux données ; 
  • Nous avons automatisé les principales actions de conformité RGPD et/ou de sécurité : chiffrement systématique des données, suppression automatique des données à terme échu, lien de partage chiffrés et temporaires, plateforme automatisée d’accès et suppression de vos données (cf. §9), etc. ;
  • Nous avons désigné un DPO en 2018 et nous faisons accompagner par un consultant externe certifié depuis 2018 également ;
• Audits :
  • Nous réalisons nous-mêmes des audits de nos partenaires et contrôlons les usages des données par nos clients ;
  • Nous faisons régulièrement réaliser des audits de nos partenaires par un cabinet externe spécialisé ;
  • Nous nous faisons régulièrement auditer par un cabinet externe spécialisé et avons mis en place un programme de « bug bounty » (ce qui revient, en synthèse, à rémunérer des « hackers bienveillants » s’ils parviennent à trouver des failles dans nos systèmes, afin de les corriger avant que des « hackers malveillants » ne les exploitent).

Pour savoir comment vous pouvez agir sur vos données, poursuivez votre lecture.

Toute entreprise traitant vos données à caractère personnel doit vous permettre, de par la loi, d’exercer un certain nombre de droits :

• Droit d’accès : vous pouvez demander à connaître les données dont nous disposons vous concernant, leur origine, leurs destinataires, le fondement nous autorisant à les traiter (pour mémoire, c’est votre consentement), et vous pouvez demander à y accéder en totalité ;
• Droit de rectification : vous pouvez demander à mettre à jour les données dont nous disposons vous concernant ;
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions tout ou partie de vos données ;
• Droit au retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans justification ;
• Droit à la limitation du traitement de vos données : vous pouvez temporairement suspendre l’utilisation de vos données, par exemple en parallèle de l’exercice de votre droit d’accès, afin que vos données ne soient plus utilisées jusqu’à ce que vous ayez obtenu les renseignements souhaités ;
• Droit à l’effacement de vos données : vous pouvez à tout moment obtenir la suppression de vos données dont nous disposons, étant donné que nos traitements sont basés sur votre consentement.

Ces droits s’exercent dans les conditions prévues par la loi, elles vous seront précisées par notre DPO si vous formulez une demande. De notre côté, nous sommes tenus de fournir une première réponse à toute demande non abusive dans un délai de 30 jours maximum.

Pour faciliter l’exercice de vos droits et obtenir les premiers éléments de réponse en direct, nous avons développé la plateforme « Mydata » accessible à l’adresse https://mydata.zecible.fr/. Mydata vous permet, sur la base d’une adresse email ou d’un numéro de téléphone, de consulter les informations dont nous disposons vous concernant, de retirer votre consentement et d’en demander leur suppression. 

Pour exercer vos droits, vous pouvez également contacter notre DPO à confidentialite@notebleue.com ou par courrier postal : NOTE BLEUE © – Service Protection des Données – Boite Postale 90004 – 31370 RIEUMES.

Bon à savoir : lorsque vous exercez un droit, au titre de nos obligations légales et en vue d’attester de notre conformité en cas d’action en justice, nous conservons les traces de vos demandes et de nos réponses pendant 5 ans.